¿Quieres borrar definitivamente algunos correos electrónicos? ¿Quieres que algunos mails cuando entren a tu bandeja de entrada se archiven en una categoría y se marquen como leídos de manera automática? Estas acciones y otras muchas puedes hacerlas con los filtros de Gmail.
Lo primero que debemos hacer es crear un filtro con los correos que queremos que detecte y para eso es importante conocer las opciones que nos permite Gmail. Si las combinamos podemos filtrar prácticamente cualquier correo.
Opcines de busqueda para crear filtros en Gmail
Accede a la bandeja de Gmail y en la parte superior, pulsa sobre la flecha que mira hacia abajo. Verás cómo se muestran las diferentes opciones de búsqueda. A partir de aquí, tendrás la opción de filtrar según distintos criterios.
- De: Para filtrar según el remitente. Si tienes claro qué buscas los mensajes de alguien en concreto, indica su nombre de pila o su dirección de correo electrónico.
- Para: Si quieres encontrar los mensajes que enviaste a una persona o contacto en concreto. Indica el nombre o la dirección y aparecerán todos los mensajes que le hayas enviado por orden cronológico.
- Asunto: Si buscas por palabras clave en el asunto. Enseguida tendrás un listado de propuestas.
- Contiene las palabras: Resulta muy sencillo buscar por palabras clave. Enseguida encontrarás los correos que buscas.
- No contiene. Tienes otra opción que es justo la antagonista de la anterior para encontrar todos los correos que no contengan una palabra determinada. Es una buena manera de excluir todo aquello que no te interesa.
- Tamaño. Hay correos electrónicos que pesan muchísimo porque contienen documentos muy valiosos. Te vendrá muy bien para diferenciar los mensajes que contienen información importante de aquellos que solo constan de texto.
- Intervalo de fechas. Para buscar correos enviados o recibidos durante un período de tiempo determinado. Si lo combinas con otros criterios de búsqueda, encontrarás los mensajes de correo electrónico que buscas.
- Buscar. Otro filtro es el de Buscar. El sistema te permite seleccionar entre distintas carpetas o etiquetas. Puedes elegir si solo quieres que busque en Recibidos, Destacados, Enviados, Borradores, Chats, Spam o Papelera.
- Contiene archivos adjuntos. Puedes hacer diferencias entre los correos que incluyen archivos adjuntos y los que no. De este modo, accederás más rápido a lo que quieres.
- No incluir chats. Debes saber que en estas búsquedas Gmail también considera las conversaciones que mantenemos a través de Hangouts. Marca esta casilla para que no aparezcan conversaciones o chats en los resultados de búsqueda.
Cómo usar los filtros en Gmail
Crear un filtro
- Abre Gmail
- En el cuadro de búsqueda de la parte superior, haz clic en la flecha hacia abajo.
- Ingresa tus criterios de búsqueda. Para verificar si la búsqueda funcionó de forma correcta, haz clic en Buscar para ver qué correos electrónicos aparecen.
- En la parte inferior de la ventana de búsqueda, haz clic en Crear filtro.
- Elige la acción que quieres que realice el filtro.
- Haz clic en Crear filtro.
Cómo usar un mensaje específico para crear un filtro
1. Abre Gmail
2. Marca la casilla de verificación que aparece junto al correo electrónico que deseas utilizar.
3. Haz clic en Más.
4. Haz clic en Filtrar mensajes como estos.
5. Ingresa tus criterios para el filtro.
6. Haz clic en Crear filtro.
Cómo editar o borrar filtros
1. Abre Gmail.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en Configuración.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haga clic en Filtros y direcciones bloqueadas.
5. Busca el filtro que quieres modificar.
6. Haz clic en Editar o Borrar para quitar el filtro. Si lo editas, haz clic en Continuar una vez que hayas finalizado.
7. Haz clic en Actualizar filtro o Aceptar.
Cómo exportar o importar filtros
Si eres un experto en filtros y tienes un gran sistema de filtros que deseas usar en otra cuenta o compartir con un amigo, puedes exportar e importar los filtros.
1. Abre Gmail
2. En la esquina superior derecha, haz clic en Configuración.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haga clic en Filtros y direcciones bloqueadas.
5. Marca la casilla junto al filtro.
Cómo exportar un filtro
1. En la parte inferior de la página, haz clic en Exportar.
2. De esta forma, se te proporciona un archivo .XML, que se puede editar en un editor de texto.
Cómo importar un filtro
1. En la parte inferior de la página, haz clic en Importar filtros.
2. Elige el archivo que contiene el filtro que quieres importar.
3. Haz clic en Abrir archivo.
4. Haz clic en Crear filtros.